Centre og institutioner sørger selv for pakning og aflevering af arkivpligtige dokumenter
Bestemmelserne om hvad, der skal bevares kan ses i Bek. 184
Dokumenter og sager på papir skal ordnes, renses og pakkes i arkivæsker inden de sammen med en afleveringsfortegnelse kan afleveres til Faxe Kommunes Arkiver.
Se her hvordan:
Rensning betyder, at materialer, der fylder unødigt eller ødelægger papiret med rust, klister og kemikalier, skal fjernes inden pakning i arkivæsker.
Hver sag skal gennemgås og overtallige kopier makuleres.
Du skal fjerne:
Papirclips i metal
Elastikker
Plastomslag (hvis omslaget er brugt som sagsomslag, skal det erstattes af et papiromslag)
Tape
Selvklæbende sedler (vigtig information om sagen skrives over på dokumentet)
Dubletter indenfor samme sag
Det, der skal afleveres skal ordnes i en særlig orden, som du dokumenterer i afleveringsfortegnelsen.
Har du sager og dokumenter fra forskellige forgængerkommuner, er det første du skal gøre at sortere det hele kommunevis.
Den kommune, som sagerne stammer fra, kalder vi arkivskaber.
Det Center, afdeling eller institution, der har skabt den konkrete sagsdannelse kalder vi underproveniens.
Ensartede sager skal samles - det kalder vi arkivserie.
Arkivseriens periode angiver, hvornår den ældste og den yngste sag er fra. Det er altså to årstal. Vi kalder det yderår.
Når arkivserierne pakkes, skal du holde styr på, hvad der ligger i hvilken æske.
Arkivserier skal lægges i arkivæsker i en logisk orden, der varierer alt efter arkivseriens art. Det kalder vi ordningsprincip. For eksempel er ordningsprincippet for journalsager journalnummeret, for borgersager er ordningsprincippet cpr-nummeret, og for folkeskolens afgangsbeviser er ordningsprincipperne først afgangsår og derefter cpr-nummer.
I arkivæsken skal evt. løse, samhørende dokumenter samles med papiromslag, så det tydeligt fremgår, hvad der hører sammen.
Arkivæsken skal vende med den åbne flap mod venstre, når den fyldes. Låget lægges på og arkivæsken kan rejses og stå, så bundens flap vender nedad.
Arkivæskerne skal markeres med et unikt æskenummer, som skrives på æskens korte kant.
Al information fra ordning og pakning skal beskrives skematisk i en afleveringsfortegnelse.
Afleveringsfortegnelsen skal godkendes af Faxe Kommunes Arkiver.
