Arkivets arbejde

Indsamling

Arkivet indsamler løbende arkivalier fra borgere, virksomheder, foreninger og kommunale myndigheder for at sikre, at samtiden dokumenteres for eftertiden. Det giver fremtidens historikere og almindeligt interesserede adgang til fortiden.

Rigsarkivet bestemmer, hvilke materialer fra kommunens administration der skal bevares. Disse bruges ikke kun af forskere og historikere, men også i sagsbehandling og til at sikre borgernes retssikkerhed.

Selvom der ikke er lovkrav om at indsamle privatarkivalier, gør vi det for at undgå et skævt billede af historien. Det sker gennem donationer fra borgere og aktive kampagner, hvor vi opsøger særligt interessant materiale.

Pladsen er begrænset og ikke alt hører til på et arkiv. Vi prioriterer arkivalier, der dokumenterer vigtige udviklinger i området historie og særtræk ved dagliglivet i Faxe Kommune. Og så tager vi først og fremmest imod originaler, ikke kopier.
 

Registrering

Det nytter ikke noget at bevare kilometervis af hyldemeter dokumenter og adskillige terabyte data, hvis man ikke kan finde de informationer, man leder efter på et senere tidspunkt og - lige så vigtigt - være i stand til at forstå informationerne arkivalierne indeholder også om 50, 100 eller 500 år.

Derfor registreres alt vores materiale i forskellige systemer, der kan hjælpe nutidens og fremtidens brugere med at finde de enkelte informationer og sætte dem i deres rette kontekst, så de bliver forståelige.

F.eks. kan indholdet i et brev være helt uforståeligt, hvis man ikke ved hvem afsenderen og modtageren var, og hvornår det er skrevet. Derfor er det også vigtigt, at vi ved modtagelsen af arkivalier får så meget information om materialet som muligt, som vi kan inkludere i registreringen.

Bevaring

Materialet, vi modtager, er næsten per definition unikt og findes kun i et eksemplar. Det er derfor vigtigt, at vi passer godt på arkivalierne.

Når vi modtager traditionelle papirarkivalier, sorteres de, og metalklips, plastikomslag og andre fremmedlegemer, der skader arkivalierne over tid, fjernes. Fotografier og andre dokumenter lægges i syreneutrale læg og kuverter, og alle arkivalierne pakkes i æsker og stilles på vores fugt- og temperaturregulerede magasiner.

Men på den lange bane er dette ikke nødvendigvis nok, og vi digitaliserer derfor løbende skrøbelige dele af vores samlinger.

Digitalt født materiale, der er skabt digitalt og aldrig har været tiltænkt en fysisk form, har sine egne bevaringsudfordringer. Materialet er ofte flygtigt og er afhængigt af tilstedeværelsen af bestemte software og hardware for, at det kan tilgås.

Derfor forsøger vi i videst mulige omfang at konvertere digitale data til formater, der er systemuafhængige, og kan tilgås både nu og i fremtiden.

Tilgængeliggørelse

Hele formålet med at indsamle og bevare materiale er, at det bliver brugt af både nutidige og fremtidige brugere. En central del af vores arbejde er derfor at sørge for, at materialet i vores samlinger er tilgængeligt.

Det gøres med en række tiltag, der inkluderer søgbare databaser med vores registreringer, vejledning og hjælp fra arkivarer til at finde informationen, brugerne leder efter, samt digitalisering af dele af samlingerne, så de kan tilgås online og ikke kræver, at man fysisk møder op på arkivets læsesal.

Formidling

Vi er også en kulturinstitution, der med udgangspunkt i vores samlinger formidler historie fra det område, Faxe Kommune dækker.

Det gør vi gennem bogudgivelser, udstillinger, foredrag, rundvisninger, og andet. Formålet er at udbrede kendskabet til lokalhistorien og give folk nye perspektiver og viden om de omgivelser, de daglig færdes i.