De sidste par årtier har der hængt en mørk sky over arkivbranchen, som kun er vokset sig større og større de seneste år. For mens alle dele af samfundet efterhånden er blevet digitaliseret, så har arkiverne ikke fulgt med udviklingen - i hvert fald kun delvist.

For de fleste fremmaner ordet "arkivalier" nemlig stadig billedet af gulnede dokumenter med ulæselig håndskrift, lagt i æsker, stillet op på hylder i lange rækker. Men på arkiverne skal vi ikke kun bevare levn fra fortiden, men også dokumentere vores egen samtid, til brug for fremtiden. Det betyder, at vi skal indsamle, beskrive og bevare digitale data, da det er her, og ikke på papir, at vores tids dagligliv og væsentlige samfundsmæssige udviklinger er dokumenteret. 

Det digitale hul i historien

Dette skaber nye udfordringer for arkivarer, for vores forhold til digitale data er meget mere flygtigt end til papir. Hvor håndskrevne breve før ville blive gemt, så har vi et langt mindre sentimentalt forhold til vores mailindbakke eller chathistorik. Og det falder måske flere naturligt, at aflevere ringbind med foreningens eller virksomhedens gamle mødeprotokoller og regnskaber til et arkiv, mens harddisken med deres digitale efterfølgere bliver glemt i en skuffe eller måske renset for indhold, så den kan bruges i nye sammenhænge.

En anden udfordring er udviklingens høje hastighed: De computere og programmer vi bruger i dag kan ikke nødvendigvis åbne de filformater, der var i brug for 20 eller 30 år siden. Og på arkivet skal informationen der er gemt i filerne bevares, ikke bare i årtier, men også århundreder. Samtidigt er omfanget af det digitale data vi skaber større end nogensinde, og det skaber en udfordring når vi skal finde frem til det der er vigtigt og relevant.

Når det kommer til indsamlingen af arkivalier fra det offentlige er udfordringen som sådan simpel nok - her er lovgivning for, ikke bare hvad der skal bevares, men også hvornår det skal indsamles og at myndighederne håndterer data i formater, der kan bevares for eftertiden. Men hvis vi gemmer arkivalier fra det offentlige, så er det også kun en lille og ufuldkommen del af vores historie der bevares. Og derfor skal vi også indsamle digitale arkivalier fra privatpersoner, foreninger og erhvervslivet. Men det er en opgave som ingen endnu har fundet en god løsning på, og derfor er der opstået et hul i historien.

Billede

Et lys i mørket?

Der er mange foreslåede løsninger, men ingen er færdige og brugbare nu og her. På Faxe Kommunes Arkiver har vi derfor besluttet os for, ikke at vente på at hullet vokser sig større, og i stedet prøve os frem og gøre noget nu og her. For måske er udfordringen heller ikke så uoverkommelig som man kunne tro, når man overhører arkivarer snakke på møder i og uden for Danmark.

Og her træder Leestrup Vandværk ind i billedet. I forbindelse med at vandværket i år blev lagt sammen med Kongsted Vandværk, modtog vi på arkivet nemlig ikke bare deres gamle papirer, men også et USB-stik med hundredevis af filer fra vandværket, hvis administration fra 2014 udelukkende var digital. De filer er nu i sikker forvaring hos os og konverteret til langtidsholdbare formater der også er tilgængelige for eftertiden. Vi har beskrevet indholdet, og de indgår nu i vores samlinger, så fremtidens borgere og forskere kan få et indblik i, hvordan et lokalsamfund fra vores tid organiserede sig og, hvordan man arbejdede på et vandværk i 2024.

Dette er et første lille skridt på vejen til at fylde det digitale hul i historien ud. Det videre arbejde kræver, at vi som arkiver er ude i god tid, før data slettes, og mens viden om dets skabelse og brug stadig er frisk. Det kræver, at vi skaber en ny fortælling om arkivarbejdet, som både indeholder lange hylder med papirer, men også digitalt skabt data. Og så kræver det først og fremmest at I, læserne, sammen med os, gerne vil bidrage til, at vores historie bliver bevaret.

Hvis du som borger, din virksomhed eller forening ligger inde med digitale data I gerne vil have bevaret, så læs mere her om aflevering af digitale arkivalier, eller tag kontakt til arkivets digitalarkivar, Skjold Arendt på telefon 56 20 43 06 eller mail saren@faxekommune.dk.

Leestrup Vandværks arkivalier bliver efter almindelige arkivregler først tilgængelige 20 år efter deres skabelse, men du kan allerede nu få et indblik i, hvad vi har modtaget fra vandværket på registreringssiden på arkiv.dk.