Bevaring og kassation

Bevaring og kassation er begreber vi især bruger ved behandling af kommunale arkivalier.
Vi laver en B/K-vurdering på baggrund af de regler, som gælder for den periode, som sagsdannelsen er sket i.

Når det drejer sig om privatarkivalier, har vi ikke samme lovhjemmel. For arkivalier af privat oprindelse er det altid en vurderingssag, om det får plads i arkivet. Kassation er vigtigt og svært. Vi kan ikke gemme alt. Men hvad er det, der gør et materiale mere interessant for eftertiden end noget andet?

Kassation
Et par af de kriterier, som vi sorterer og evt. kasserer privatarkivalier efter, er originalitet og proveniens.

• Originalitet er vigtigt. Det er både dyrt og ressourcekrævende at arkivere, så vi vil bruge ressourcerne på originaler, ikke kopier.

• Proveniens er vigtigt. At et materiale har en god proveniens betyder, at vi kender dets oprindelse eller herkomst. Proveniens handler om hvad materialet fortæller om hvem, hvad, hvor, hvornår og måske også hvordan og hvorfor.

Bevaring
Inden et arkivmateriale er klar til registrering skal det sorteres og klargøres. Hvis materialet er fundet egnet til at indgå i arkivets samlinger, er det vigtigt, at vi passer godt på det. Vi gemmer ikke metalklips, plastikomslag og andre fremmedlegemer, der kan skade arkivalierne.

Dokumenter og fotografier på papir skal pakkes i syreneutrale læg og kuverter. Det kan være lidt af en udfordring at opbevare arkivmateriale optimalt, for forskellige materialer stiller forskellige krav til opbevaringstemperaturer og luftens fugtighed.
Vi tilstræber så stabilt et miljø i arkivets magasiner som muligt.