I modsætning til arkivmateriale fra den private verden, er arkivdannelsen i kommunen reguleret ved lov.
Det er blandt andet lovreguleret, hvad der skal bevares fra kommunen, hvordan det skal afleveres til arkivet, og hvornår det må stilles til rådighed.
Arkivlovgivningen tilpasses løbende samfundets udvikling. Den gældende lov uddybes i bekendtgørelser og cirkulæreskrivelser, og til bekendtgørelserne er der vejledninger.
Der gælder forskellige regler for arkivering fra perioderne 1842-1970, 1970-2006 og den nuværende periode efter 2007. Det kan være en stor mundfuld at få overblik, så er du uerfaren med emnet, anbefaler vi, at du begynder med vejledningerne.
Du kan læse arkivloven og de tilhørende relevante bekendtgørelser, vejledninger og cirkulæreskrivelse i filerne nederst på siden.
Arkivmæssige hensyn indebærer, at Faxe Kommune sikrer, at sager og dokumenter skabes, journaliseres og bevares, så de efter aflevering til arkiv kan anvendes til forskningsformål og stilles til rådighed for interesserede borgere og myndigheder.
Du kan læse mere om arkivmæssige hensyn i filerne nederst på siden. Se:
arkivloven
Bek. 591
Vejledning om aflevering af arkivalier til offentligt arkiv
Scanning og digitalisering er smart. I Faxe Kommune er systematisk scanning af gamle papirsager til SBSYS eller et fagsystem ikke tilladt uden særlig aftale med Faxe Kommunes Arkiver.
Hvis papirsager ønskes scannet og derefter kasseret, skal projektet derudover anmeldes til Rigsarkivet, der skal godkende digitaliseringen inden scanningen sættes i værk.
Du kan læse mere om scanning og digitalisering i filerne nederst på siden. Se:
Bek. 740 - om scanning og digitalisering
Vejledning til Bek. 740 - om scanning og digitalisering
Faxe Kommune skal på alle arbejdsområder dokumentere beslutninger, overordnede linjer, det udviklingsmæssige og det, der skaber præcedens i kommunen - både aktuelt og historisk.
Du kan læse mere om reglerne for bevaring og kassation efter 2007 i filerne nederst på siden. Se:
Bek. 184 - om papirarkivalier efter 2007
Vejledning til Bek. 184 - om papirarkivalier efter 2007
Bek. 183 - om data efter 2007
Vejledning til Bek. 183 - om data efter 2007
Cis 9112 - om kassation af dokumenter i IT-systemer
Ligegyldigt hvilket IT-system, der skal arkiveres data fra, er kravene til arkivversionens udformning de samme. Arkiveringsversionen har en fast datastruktur, og dertil kommer dataindhold og kontekstdokumentation, der blandt andet indeholder specifik information om arkiveringsversionen
Du kan læse mere om krav til arkiveringsversioner i filerne nederst på siden. Se:
Bek. 128 - om arkiveringsversion af IT-system
Vejledning til Bek. 128 - om arkiveringsversion af IT-system
For sager og dokumenter, der er skabt i perioden 1970-2006, gælder særlige regler for hvad, der skal bevares.
Du kan læse mere om bevaring og kassation 1970-2006 i filerne nederst på siden. Se:
Bek. 1000 - om arkivalier 1970-2006
Vejledning til Bek. 1000 - om arkivalier 1970-2007
For sager og dokumenter, der er skabt i perioden 1842-1970, gælder særlige regler for hvad, der skal bevares.
Du kan læse mere om bevaring og kassation 1842-1970 i filerne nederst på siden. Se:
