Aflevering af digitale arkivalier fra private

Digitale arkivalier kan være alt lige fra store virksomhedsdatabaser eller foreningsarkiver med mødereferater, regnskaber og medlemslister til personlige billedsamlinger, PowerPoint-præsentationer og andet.

Fælles for de digitale arkivalier er, at de bliver en af de vigtigste ressourcer, når fremtidens forskere skal skrive vores tids historie. I Faxe Kommunes Arkiver vil vi gerne sørge for, at vores lille hjørne af verden ikke går i glemmebogen, og til det skal vi bruge jeres hjælp.

Er du interesseret i at donere dit digitale materiale til arkivet, så tag kontakt til digital arkivar Skjold Arendt på telefon 56 20 43 06 eller mail saren@faxekommune.dk

Spørgsmål og svar

Hvordan afleverer man?

Aflevering sker ved et personligt møde. Du udfylder en donationserklæring, hvor vilkårene for arkivets modtagelse af materialet klarlægges. Derefter modtager arkivet materialet på en krypteret harddisk, som vi stiller til rådighed. For mindre mængder materiale, f.eks. enkeltbilleder, kan de også sendes over digital post.

Hvilket digitalt materiale kan man aflevere?

Digitale arkivalier kan både være enkeltdokumenter, store filsamlinger, mailindbakker og chathistorikker, samt databaser og meget mere. Fælles er, at materialet i overvejende grad er født digitalt og altså ikke består af f.eks. indscannede papirer, og at det er materiale, der ikke er udgivet.

Hvem kan få adgang til det, jeg afleverer?

Adgang til de digitale arkivalier følger de samme regler som papirarkivalier. Som udgangspunkt bliver materialet offentligt tilgængeligt efter 20 år, mens materiale med oplysninger om rent private forhold først bliver tilgængeligt efter 75 år. Der er også mulighed for at aftale en særlig tilgængelighedsfrist med arkivet. Det er dog muligt at søge om adgang med dispensation, hvis materialet skal bruges til f.eks. forskning.

Hvad gør arkivet med det digitale materiale efter afleveringen?

Når vi har modtaget materialet, beskriver vi indholdet og sørger for, at det bevares sikkert og i digitale formater, der er tilgængelige og forståelige ikke bare for nutiden, men også for folk om 50, 100 og 500 år, uafhængigt af software og hardware.
Ikke alt skal bevares, og derfor forbeholder vi os ret til at kassere i det modtagne materiale, så vi bevarer det der giver bredt indtryk af dagliglivet og væsentlige udviklinger i området, som Faxe Kommune dækker.